Pagrindinis » Įrašai » tikslai
22
Sau

Niekam ne  paslaptis, kad klientų aptarnavimo, pardavimų ir kitos sritys, kuriose tenka bendrauti su žmonėmis, yra kupinos iššūkių. Iš esmės, draugiškai pašnekėti su klientu gali visi. Užtenka nusišypsoti, žiūrėti tiesiai į akis, kalbėti ramiu tonu. Geras aptarnavimas yra savaime suprantamas, tad jo niekas stipriai nesureikšmina. Juk tai natūralu. Negi grįžę namo kam nors pasakojate, kad su Jumis maloniai pasisveikino parduotuvėje ir palinkėjo gražios dienos?

Klientai linkę labiau įsiminti ne įprastą gražų aptarnavimą, o tai, kaip Jums pavyko išspręsti problemą. Jei, neduok Die, nepavyko – Jus atsimins ilgam, o žinia apie tai gali pasklisti per visą platų internetą. Jei išmoksite meistriškai reaguoti kilus bėdoms, Jus prisimins ilgiau ir vertins labiau. Juk šypsotis mokame visi, o sudėtingose situacijose tinkamai reaguoti geba ne kiekvienas. O tai labai svarbu. Ir svarbu tai ne tik dėl kliento, bet ir dėl Jūsų pačio (-ios) savijautos.

Šiame straipsnyje aptarsiu keletą esminių dalykų, kurie ypač padeda atsidūrus sudėtingoje / konfliktinėje situacijoje su klientu.

VISUOMET išklausykite

Visi turime klausą, bet ne visi mokame išklausyti. Labai dažnai, dar nespėjus klientui išsišnekėti, puolame reikšti savo nuomonę. Klientui dar kalbant jau ruošiamės, ką atsakysime. Rėkiantį žmogų dažnai bandome raminti žodžiais “Jūs nusiraminkite”, “Paklausykite, ką aš sakau”, “Ar Jūs mane girdite?”, “Nerėkite”, o tai beveik niekada nepadeda.
Kiekvienas žmogus nori būti išklausytas, mylimas. Visi iki vieno nori dėmesio ir niekas, tikrai niekas nenori jaustis kvailiu. Kaskart, kai neišklausius bandote įsiterpti ar raminti kitą žmogų, suerzinate jį dar labiau.

Jūs sakote “Nerėkite, nurimkite, paklausykite”, o žmogus mąsto “Tai, jūs išklausykite iki galo. Jei nebūtų problemų, nerėkčiau”. Patys pamąstykite, kaip dažnai klientai ima Jūsų klausytis ir nurimsta, kai naudojate tokias frazes. Leiskite žmogui nuleisti garą ir tik tada šnekėkite. Kaip bebūtų sunku, sutikite – kiekvienas žmogus turi teisę supykti, pareikšti nepasitenkinimą. Ne visi moka savo pyktį išreikšti etiškai, tad daugiausia ką galite padaryti – išmokti tinkamai reaguoti tokiose situacijose.

VISUOMET parodykite supratingumą

Kuomet žmogus “nuleidžia garą”, galite pradėti šnekėti. Įprastai “garo nuleidimas” trunka iki dviejų minučių, per kurias pasistenkite išgirsti, kas iš tiesų nutiko. Nepulkite kliento, neįrodinėkite, kad jis neteisius, nepradėkite teisintis ar išsisukinėti. Čia netinka nei aukos, nei agresoriaus vaidmuo. Išlaikykite savitvardą ir parodykite žmogui, kad jį suprantate “Taip, aš suprantu Jus”, “Taip, tai tikrai nemalonu”, “Man labai gaila, kad taip nutiko” ir pan. Gali būti, kad ir po šių frazių klientas toliau kels balso toną “Ką tu čia supranti, jei suprastum taip nebūtų nutikę…”, tad ramiai galite ir vėl pakartoti ką sakę.
Iš esmės turėtumėte būti dėkingi savo klientams už bet kokį skundą. Statistiškai tik 4 proc. klientų išsako savo nepasitenkinimą, o visi kiti tyli, tad padėkokite žmogui už tai, kad su Jumis dalinasi savo problema, nėra abejingas. Apibendrinkite tai, ką pasakė Jūsų klientas “Ar teisingai suprantu, kad Jūs nepatenkintas dėl atšaukto skrydžio? Jums reikia kuo greičiau išskristi į Italiją?”. Keletas ramių frazių ir klientas ims rimti. Dėmesį parodysite ir klausinėdami įvairių su problema susijusių detalių pvz. datos, kada nutiko problema
, užsakymo ar sąskaitos numerio. Taip ne tik parodysite, kad norite įsigilinti į problemą, bet ir suteiks reikiamos informacijos jos sprendimui.

Štai taip nedaug kartais reikia, kad klientas nurimtų ir tarp jūsų užsimegztų nuoširdus ryšys. Išklausykite ir netildykite, parodykite, kad girdite ir suprantate, jog klientui pikta. Išsiaiškinkite dėl ko konkrečiai nepatenkintas klientas ir pasiūlykite sprendimą, o jei situacija visai prasta, paklauskite jo / jos “Kaip norite, kad viskas vyktų?”. Šis klausimas dažnai suveikia labai teigiamai. Klientui suteikiate galimybę nuo emocijų pereiti į sprendimo priėmimą, o tai veda link konflikto pabaigos.

Tai tiek, artimiausiu metu laukite su straipsnio su daugiau patarimų.

Beje, o kokia Jūsų nuomonė šiuo klausimu? Kaip Jūs bendraujate su tokiais klientais?
Kviečiu pasidalinti savo įžvalgomis

Rasa Borodina | Lektorė – konsultantė

 

13
Bal

Kodėl ryte sunku keltis iš lovos, o darbe pirmąsias valandas sunku prisiversti dirbti? Kodėl kolegai pakėlus balsą puolame gintis arba užsisklendžiame? Kodėl penktadieniais neskambiname klientams? Kodėl pavargę griūvame į lovą ir paskęstame išmaniojo telefono ekrane? Kodėl, nors ir žinome, kad saldumynai kenkia sveikatai, vistiek juos kemšame ir kiekvieną kartą pagalvojus apie sportą nukeliame jį „rytojui“? Atsakymas yra vienas, jis paprastas, bet retam aiškus – tai įpročiai.

Kas yra įpročiai? Jei kalbėtumėme paprastais žodžiais – tai yra veiksmai, kuriuos dažniausiai atliekame instinktyviai. Jiems nereikia didelių pastangų, nes tai daryti esame įpratę. Dažniausiai visa tai darome diena iš dienos. Štai vadybininkas Justas, kaskart susinervinęs griebia cigaretę ir išeina į biuro terasą „apsiraminti“. O jo kolegė Viktorija rytais beveik valandą smagiai plepa su administratore Urte. Ji įsitikinusi, kad nei darbui, nei asmeniniam gyvenimui tai nekenkia. Viktorija teigia, kad per pirmąją valandą ji morališkai nubunda ir „pasikrauna“ darbui, pokalbis su administratore jai prablaško iš po nakties sustingusias smegenis, o kavos puodelis, kaip stebuklingas eliksyras dar plačiau atveria akis. Administratorė Urtė dažnai bendrauja su konfliktiškais klientais. Tomis dienomis, kai skundų ypač daug, ji vis burba, koks sunkus darbas ir mažas atlyginimas. Urtė nuolat jaučiasi nuskriausta, gaili savęs, pyksta ant pasaulio už tai, kad jame tiek daug neadekvačių žmonių. Kaskart po susidūrimo su nemaloniais klientais vėliau ji verkia savo vyrui ant peties ir kaltina dėl dėmėsio stokos, o šis, pavargęs nuo dažnų skundų, vis mesteli „Tas pats per tą patį, keisk ką nors, jei esi nepatenkinta savo darbu“. O tiesa yra ta, kad Urtė jau pakeitė dvi darbo vietas. Ir nors ji „kažką keitė“, emocinė būsena liko ta pati.

Visus šiuos žmones sieja vienas bendras dalykas – jie paklūsta savo įpročiams ir apie tai net nesusimąsto. Kad įprastinis veiksmas įvyktų tereikia impulso. Justui impulsas parūkyti yra užplūdęs stresas, noras pabendrauti su kolegomis ar prasiblaškyti. Jis apie tai nemąsto, kaskart pasirodžius impulsui, toliau seka veiksmas – jis eina rūkyti. Lygiai taip pat su Viktorija. Jos impulsas yra rytas, kuomet ji nesijaučia labai energinga – ji vos įžengusi į biurą įjungia kavos aparatą ir eina link kolegės. Toks jos įprotis, taip ji „pasikrauna“ jėgų. Panašiai elgiasi ir Urtė. Nors ji jau keletą kartų keitė darbus, įprotis skųstis išliko iki šiol, kaskart susidūrusi su konfliktiškais klientais ji elgiasi vienodai – vakare ji verkia ir guodžiasi savo vyrui, jaučiasi prislėgta, kelia skandalus. Visi paminėti žmonės apie savo įpročius nesusimąsto. Tai ir yra priežastis, kodėl jie diena iš dienos kartoja tuos pačius veiksmus. Jiems nereikia galvoti „O ką dabar daryti“, jie tai daro automatiškai, be jokių pastangų.

Įprotis turi didelę galią. Jei jis neigiamas – pridaro daug žalos. Dar blogiau – jei apie žalos poveikį net nesusimąstome. Justo atveju neigiamas įpročio poveikis yra akivaizdus, o štai Viktorija savo įprotyje tikrai nemato nieko blogo. Vis tik, jei ji įsigilintų ir imtų sekti savo laiką, suprastų, kad mažiausiai penkias valandas per savaitę, ji skiria „atsibudinėjimui“ ir taip iššvaisto nemažai brangaus savo ir kolegės laiko. Urtė taip pat nemano, kad turi blogų įpročių. Ji įsitikinusi, kad blogų įpročių turi konfliktiški klientai, per kuriuos ji priversta išgyventi tiek daug neigiamų jausmų. Bet, jei ji paanalizuotų savo elgesį, galbūt suprastų, kad viso to priežastis yra jos įprotis į problemas reaguoti liūdesiu, skundais ir ašaromis. Visose darbovietėse buvo vienodai, tai dar vienas ženklas, kad galbūt esmė slypi būtent jos reakcijoje.

Tai ką dabar daryti? Tiesiog panaikinti įprotį yra beveik neįmanoma, bet, jei įtariate, kad jie gali Jums trukdyti, paguosiu – blogus įpročius galite pakeisti gerais. Štai, jei Justas kaskart susinervinęs griebtų arbatos puodelį, po kiek laiko jis įprastų nervus raminti būtent taip. Tam, kad prasibilaškytų, galėtų per darbo pertraukėlę išeiti į biuro terasą su „tuo pačiu“ arbatos puodeliu. Esmė – keisti vieną įprotį kitu. Tai labai palengvina procesą ir padeda greičiau adaptuotis. Ir vis tik – tai reikalauja be galo daug pastangų bei nėra taip lengva, kaip paklusti per ilgą laiką susiformavusiam įpročiui. Viktorijai visų pirma reikėtų suvokti savo rytinio šlitinėjimo žalą ir tuomet sugalvoti, ką galėtų daryti, kad nebebūtų pagundos nieko neveikti. Ji galėtų tik atėjusi į biurą susiplanuoti savo dieną, pradžioje atlikti kokią nors nesudėtingą užduotį. Tai jai padėtų nubusti, greičiau įsivažiuoti į darbus, produktyviau išnaudoti laiką. Su Urte kiek kėbliau. Merginai reikėtų paanalizuoti, kas konkrečiai verčia ją jaustis taip blogai. Paanalizavus, galbūt paaiškėtų, kad ji tiesiog viską priima per daug asmeniškai, yra linkusi prisiimti per daug atsakomybės, o gal tiesiog neturi įgūdžių, kaip valdyti elemantarų konfliktą. Tokiu atveju, jai galėtų padėti apsilankymas konfliktų valdymo kursuose ir kasdienis realių situacijų aprašymas, pvz. kaskart po konflikto, ji galėtų užsirašyti, kokios patirties ji šįkart gavo, ką naujo sužinojo, kaip galėjo reaguoti, kodėl gerai, kad tai įvyko. Naudą neigiamuose dalykuose įžvelgti yra sudėtinga, bet ji visuomet yra. Mažų mažiausia įgauname patirties. Trumpai tariant, Urtei įprotį skųstis, būtų galima bandyti keisti įpročiu užsirašinėti naudą ir jausmus porpieriuje. ­­­­­Galbūt ji pamatytų, kad viskas yra ne taip jau ir baisu, o išrašius kilusius jausmus, nebekiltų noras apie tai šimtus kartų šnekėti gyvai.

Nėra vieno recepto įpročiams pakeisti. Esmė yra suvokti ir nuoširdžiai sau pripažinti „Taip, didžiąją mano gyvenimo dalį valdo įpročiai“. Tai normalu, taip sutvertas žmogus ir tai yra gerai. Jei nuolat turėtumėme mąstyti, kaip elgtis vienoje ir kitoje situacijoje – tiesiog išprotėtumėme. Teisingi įpročiai yra labai naudingi, jie mums padeda nepavargti, būti sveikais, gražiais ir protingais. Teisingi įpročiai mūsų gyvenimus praturtina harmonija, produktyvumu ir ramybe, kurių daugumai taip trūksta. Jie kaip alyva, kuri sutepa girgždančias duris. Ne visuomet girdime, kai tos durys girgžda ir ne visuomet norime išgirsti, kai apie tai mums bando pasakyti kiti.

Bet suteptos durys be jokios abejonės atsidaro ir užsidaro lengviau.

Rasa Borodina | Lektorė – konsultantė
Straipsnis buvo publikuotas:

Ar Jūs savo įpročių vergas?